Uma empresa com processos espalhados por vários estados geralmente depende de escritórios externos. Aos poucos, a carteira de parceiros cresce sem planejamento: cada escritório manda a fatura num formato, os relatórios chegam quando chegam e ninguém consegue dizer, com segurança, qual parceiro entrega melhor resultado pelo preço que cobra. A gestão de escritórios terceirizados existe para colocar ordem nessa relação.
Ela envolve escolher bem, contratar com regras claras, distribuir os casos com critério, acompanhar o trabalho, avaliar o desempenho e controlar cada real pago. No entanto, nada disso exige uma equipe grande: exige método e informação no lugar certo.
Neste guia você vai ver quando terceirizar, como selecionar e contratar, quais modelos de pagamento existem, como distribuir casos, como avaliar desempenho e como manter os custos sob controle.
Quando terceirizar e o que manter dentro de casa
Em geral, terceirizar faz sentido quando há:
- volume que a equipe interna não comporta, como processos repetitivos de consumidor ou trabalhistas;
- especialização que não vale manter internamente, como tributário complexo ou propriedade intelectual;
- dispersão geográfica, com processos em comarcas onde a empresa não tem estrutura;
- picos de demanda, como uma operação societária ou uma onda de ações sobre o mesmo tema.
O que deve ficar com o jurídico interno, mesmo com terceirização ampla: a estratégia, os casos sensíveis para a empresa, o controle da carteira, a classificação de risco junto à contabilidade e a relação com a diretoria. O escritório externo conduz, enquanto o jurídico interno decide e acompanha.
Como selecionar escritórios
Antes de contratar, compare candidatos com critérios iguais para todos:
- especialidade na matéria e experiência com casos parecidos;
- atuação nas regiões onde estão os processos;
- estrutura de equipe e quem, de fato, vai conduzir os casos;
- ausência de conflito de interesses com a empresa ou com o grupo;
- capacidade de enviar relatórios e dados no formato pedido;
- cuidado com segurança da informação e dados pessoais;
- referências de outros clientes, sempre que possível;
- proposta de preço clara, com o que está e o que não está incluído.
Para carteiras maiores, um pedido de proposta simples ajuda: descreva a carteira, o escopo, o formato de relatório esperado e peça que todos respondam no mesmo modelo. Assim, fica muito mais fácil comparar.
O que deve constar no contrato
O contrato com o escritório é a base de toda a gestão posterior. Por isso, além das cláusulas usuais, garanta que ele trate de:
- escopo: tipos de causa, fases cobertas (até a sentença, até o trânsito em julgado ou recursos);
- remuneração: modelo, valores e momento de cada pagamento;
- despesas: o que é reembolsável e o que depende de aprovação prévia;
- relatórios: formato, periodicidade e prazo para comunicar eventos relevantes, como sentença, bloqueio de valores ou audiência marcada;
- alçada para acordos: limites e quem aprova;
- confidencialidade e dados pessoais: regras de guarda, compartilhamento e descarte;
- substabelecimento: quando é permitido e com que comunicação;
- transição: como os processos serão devolvidos se a parceria terminar;
- avaliação: critérios e periodicidade da revisão de desempenho.
Modelos de pagamento
Cada modelo distribui o risco de um jeito: escolha de acordo com o tipo de carteira.
| Modelo | Como funciona | Vantagem | Cuidado |
|---|---|---|---|
| Valor fixo por processo | Um valor por caso, em uma ou mais parcelas | Custo previsível por processo | Casos muito diferentes no mesmo preço |
| Mensalidade pela carteira | Valor recorrente para um conjunto de processos | Orçamento estável | Acompanhar se o volume mudou |
| Percentual do valor da causa | Remuneração proporcional ao que está em jogo | Alinha esforço e relevância | Valores altos em causas simples |
| Por ato | Pagamento por audiência, peça ou diligência | Paga só o que foi feito | Custo total difícil de prever |
| Êxito | Parcela ligada ao resultado | Incentiva o bom resultado | Definir com clareza o que é êxito |
Modelos mistos são comuns, por exemplo um valor fixo por processo somado a uma parcela de êxito. De todo modo, o importante é que o contrato deixe as regras claras e que cada pagamento possa ser ligado ao processo correspondente.
Distribuição de casos
Distribuir por hábito (“sempre mandamos para o mesmo”) concentra risco. Por isso, use critérios:
- região e matéria;
- complexidade do caso;
- capacidade atual do escritório;
- desempenho nas avaliações recentes.
Mantenha pelo menos um parceiro alternativo para cada região ou matéria relevante. Além disso, registre, em cada processo, qual escritório conduz o caso desde o primeiro dia. Por outro lado, para demandas pontuais, como uma audiência em outra cidade, a lógica é diferente: veja o guia sobre correspondente jurídico.
Rotina de acompanhamento
Contratar bem não basta: o escritório precisa sentir que o cliente acompanha de perto. Uma rotina simples dá conta disso:
- Relatório padronizado: todos os parceiros enviam as informações no mesmo formato, com número do processo, fase, último andamento, próximos passos, risco atualizado e valor envolvido.
- Aviso imediato de eventos relevantes: sentença, decisão liminar, bloqueio de valores, audiência designada e proposta de acordo não esperam o relatório periódico.
- Reunião periódica de carteira: uma conversa curta com cada escritório a fim de revisar os casos mais relevantes, os riscos que mudaram e as oportunidades de acordo.
- Ponto focal dos dois lados: um responsável no jurídico interno e outro no escritório, para que as dúvidas não se percam em cópias de e-mail.
- Atualização do cadastro interno: cada relatório recebido vira andamento registrado no processo, e não um anexo esquecido na caixa de entrada.
Essa rotina também protege a empresa numa eventual troca de parceiro, porque a informação dos casos já está consolidada no jurídico interno.
Avaliação de desempenho
Avalie todos os escritórios com a mesma ficha, periodicamente, e compartilhe o resultado com cada um. Um modelo de critérios:
| Critério | O que observar |
|---|---|
| Prazos de reporte | Os relatórios e avisos chegaram no prazo combinado? |
| Qualidade técnica | As peças são consistentes e seguem as diretrizes da empresa? |
| Aderência às instruções | Respeitou alçadas, teses e padrões combinados? |
| Resultados | Como foram os desfechos, comparados a casos parecidos? |
| Custo | Quanto custou por processo, comparado a parceiros com carteira similar? |
| Comunicação | Foi proativo ao trazer riscos e oportunidades de acordo? |
| Qualidade dos dados | As informações enviadas estavam completas e corretas? |
Cuidado ao comparar resultados: um escritório que recebe os casos mais difíceis geralmente tem desfechos piores. Compare, portanto, dentro de grupos parecidos. Além disso, esses critérios alimentam os indicadores do departamento jurídico apresentados à diretoria.
Controle de custos
Controlar o gasto com terceiros é uma das tarefas que mais dão visibilidade ao jurídico interno. Um roteiro:
- Defina um orçamento por escritório ou por tipo de carteira no início do período.
- Ligue cada pagamento a um processo. Ou seja, fatura genérica, sem identificação dos casos, não deve ser paga.
- Confira a fatura contra o contrato. Valor, modelo, parcelas e despesas autorizadas.
- Acompanhe o que foi pago e o que está pendente, todo mês.
- Calcule o custo por processo e compare entre parceiros com carteiras semelhantes.
- Revise o contrato quando o volume ou o perfil da carteira mudar.
Em carteiras de grande volume, esse controle vira peça central da estratégia, conforme mostramos no artigo sobre contencioso de massa.
Como fazer a gestão de escritórios terceirizados no LexFlow
No LexFlow, o módulo Escritórios foi feito para os escritórios terceirizados. Para cada um, você registra as condições de pagamento: recorrente ou único, por processo ou valor único, valor fixo ou percentual do valor da causa. Os processos ficam vinculados a cada condição, e os pagamentos são lançados com itens por processo, que podem ser efetuados ou cancelados. Por fim, um resumo mostra o que foi pago e o que está pendente com cada escritório.
Em Processos, a ficha de cada caso registra o escritório terceirizado responsável e quanto ele custou, juntamente com valor da causa, provisão, risco e andamentos.
As Automações têm gatilho para pagamento de escritório a vencer, de modo que é possível notificar o responsável antes da data. E o construtor de Relatórios, com fonte por módulo, filtros, agrupamento com subtotais e exportação em CSV ou XLSX, ajuda a montar a visão de gasto por escritório para a diretoria. Os módulos são contratados por organização.
Perguntas frequentes
Quantos escritórios a empresa deve ter na carteira?
Depende do volume, da dispersão geográfica e das matérias. O cuidado, porém, é não concentrar tudo em um só parceiro nem pulverizar a ponto de não conseguir acompanhar. Ter um titular e um alternativo por região ou matéria é um bom ponto de partida.
Como comparar escritórios com carteiras diferentes?
Compare dentro de grupos parecidos: mesma matéria, faixa de valor e complexidade. Em geral, custo por processo e prazo de reporte são mais comparáveis que resultados brutos.
Vale a pena incluir honorários de êxito?
Pode valer, desde que o contrato defina com precisão o que é êxito e como ele é calculado. Sem essa definição, o êxito vira fonte de discussão no fim do processo.
Como trocar de escritório sem prejudicar os processos?
Planeje a transição: prazo para entrega dos casos e documentos, relatório de situação de cada processo e substabelecimento ou nova procuração para o escritório que assume. Aliás, isso deve estar previsto no contrato desde o início.
Conclusão
Em resumo, a gestão de escritórios terceirizados funciona quando o jurídico interno mantém o controle: seleção com critérios iguais, contrato com regras claras, distribuição pensada, avaliação periódica e cada pagamento ligado a um processo. Comece organizando os parceiros atuais e o que foi pago a cada um no último ano. Daí em diante, os números vão mostrar por onde seguir.
