Segunda-feira, nove da manhã. O comercial pediu por e-mail a revisão “urgente” de um contrato, sem anexar a minuta. Enquanto isso, o RH mandou mensagem perguntando sobre uma rescisão. Logo depois, um diretor parou no corredor e pediu uma procuração para a semana que vem. No entanto, nada disso está registrado em lugar nenhum, e cada pedido chegou com metade das informações. É para resolver esse cenário que existe o legal intake.
Legal intake é o processo de receber, registrar, triar e encaminhar as demandas que as áreas da empresa levam ao jurídico. Na prática, é a porta de entrada única do departamento, com regras claras sobre o que precisa vir em cada pedido e o que acontece depois que ele chega.
Neste guia você vai ver por que centralizar, como definir os tipos de solicitação e as informações obrigatórias, como fazer a triagem e a distribuição, como dar devolutivas às áreas e como transformar tudo isso em histórico útil.
Por que centralizar as demandas no legal intake
Enquanto cada área pede do seu jeito, o jurídico perde tempo antes mesmo de começar a trabalhar. Por isso, centralizar traz ganhos concretos:
- Nada se perde: todo pedido fica registrado, com data, solicitante e responsável.
- A informação chega completa: o pedido só entra quando traz o mínimo necessário.
- A prioridade fica visível: dá para ver a fila inteira e decidir o que vem primeiro.
- A área sabe em que pé está: sem precisar perguntar a cada dois dias.
- O jurídico ganha dados: volume por tipo, por área e tempo de atendimento, a base para dimensionar a equipe.
| Sem legal intake | Com legal intake |
|---|---|
| Pedidos por e-mail, mensagem e corredor | Um canal, com registro de cada pedido |
| Informação faltando, idas e vindas | Campos e documentos obrigatórios por tipo |
| Fila invisível | Fila única, com prioridade e responsável |
| “Como está meu pedido?” toda semana | Status visível e devolutivas nos marcos |
| Ninguém sabe quanto o jurídico atende | Volume e prazos medidos sem esforço extra |
Defina os tipos de solicitação
Em primeiro lugar, monte o catálogo do que o jurídico atende. Comece pelos tipos que mais aparecem na rotina, por exemplo:
- revisão de contrato recebido de terceiros;
- elaboração de contrato a partir de modelo;
- aditivo, renovação ou encerramento de contrato;
- consulta jurídica sobre um tema específico;
- emissão de procuração;
- notificação extrajudicial;
- apoio em demanda judicial ou administrativa recebida.
Evite começar com dezenas de tipos, porque um catálogo enxuto, revisado depois de alguns meses de uso, funciona melhor. Se precisar de um tipo “Outros”, acompanhe o que cai nele: sempre que um assunto aparece com frequência, ele merece virar um tipo próprio.
Informações obrigatórias por tipo
Cada tipo de pedido precisa de um conjunto mínimo de informações para que o jurídico consiga começar. O segredo é separar o essencial do desejável: um formulário longo demais vira barreira, de modo que as áreas voltam para o e-mail.
| Tipo | Campos obrigatórios | Documentos exigidos |
|---|---|---|
| Revisão de contrato | Outra parte, valor, vigência, prazo desejado | Minuta recebida |
| Procuração | Outorgante, outorgado, finalidade, poderes, validade | Documentos do outorgado |
| Consulta jurídica | Pergunta objetiva, contexto, decisão que depende da resposta | Documentos de apoio, se houver |
| Notificação extrajudicial | Destinatário, fatos, objetivo | Provas e contrato relacionado |
| Encerramento de contrato | Contrato, motivo, data pretendida | Comunicação já trocada com a outra parte |
Uma boa pergunta para validar cada campo: “sem essa informação, o jurídico consegue começar?” Se consegue, o campo é desejável, e não obrigatório.
Triagem: o primeiro filtro
A triagem acontece no momento em que alguém do jurídico olha o pedido recém-chegado e decide o que fazer com ele. Em geral, ela responde a quatro perguntas:
- O pedido está completo? Se não, volta para a área com uma pergunta objetiva.
- O tipo está certo? Às vezes uma “consulta” é, na verdade, uma revisão de contrato.
- Qual a prioridade? Considere, por exemplo, prazo, valor envolvido e impacto na operação.
- Precisa mesmo do jurídico? Alguns pedidos se resolvem com um modelo pronto ou uma orientação padrão.
Defina quem faz a triagem: pode ser o coordenador, uma pessoa fixa ou um rodízio semanal. O que não funciona, porém, é deixar a triagem “para quem vir primeiro”.
Distribuição: quem atende o quê
Logo após a triagem, o pedido precisa de um dono. Critérios comuns de distribuição:
- por tipo ou frente: contratos com quem cuida de contratos, procurações com o societário;
- por área solicitante: um advogado de referência para cada área da empresa;
- por carga: equilibrar a fila entre as pessoas da equipe;
- por função: o pedido vai para a função, e não para uma pessoa específica, o que facilita substituições em férias ou ausências.
Qualquer que seja o critério, registre a regra: assim a área sabe quem procurar e a equipe evita disputas silenciosas sobre quem pega o quê.
Devolutivas: como manter a área informada
Geralmente, a maior fonte de atrito entre jurídico e negócio é o silêncio. Dar devolutiva, porém, não significa responder mensagens o dia todo, e sim avisar nos marcos certos:
- quando o pedido é recebido e tem responsável;
- quando falta informação, com a pergunta exata;
- sempre que o pedido muda de fase;
- quando é concluído, com o resultado e os próximos passos.
Modelo curto de devolutiva
Olá, [nome]. Seu pedido de revisão do contrato com [outra parte] foi recebido e está com [advogado]. Para continuar, precisamos da versão editável da minuta e da confirmação do valor mensal. Assim que recebermos, a previsão de retorno é de [prazo]. Qualquer dúvida, responda por aqui mesmo.
Para aprofundar a relação com as áreas, veja o guia sobre jurídico e áreas de negócio.
Histórico: a memória do jurídico
Cada pedido registrado vira parte da memória do departamento: quem pediu, quando, o que foi decidido e quais documentos circularam. Esse histórico ajuda a responder perguntas que se repetem, dá segurança em auditorias, bem como acelera a chegada de pessoas novas na equipe. É, aliás, o mesmo princípio da gestão do conhecimento no escritório: o que fica registrado não depende da memória de ninguém.
Passo a passo para implantar o legal intake
- Levante as demandas recentes. Liste o que chegou nas últimas semanas, por tipo e por canal.
- Defina tipos, campos e documentos. Comece pelos mais frequentes.
- Escolha o canal único. Pode ser um formulário ou um sistema, desde que seja um só.
- Defina triagem e distribuição. Quem faz, com qual critério.
- Combine prazos por tipo. O guia sobre SLA do departamento jurídico mostra como.
- Comunique às áreas. Explique o porquê, mostre o canal e combine um período de transição.
- Revise depois do primeiro mês. Ajuste campos que ninguém preenche e tipos que ninguém usa.
Como organizar o legal intake no LexFlow
No LexFlow, o módulo Solicitações foi feito para pedidos jurídicos internos com fluxo e prazo. Você configura os tipos de solicitação com fases, executores (pessoas ou funções) e tempo de resposta, além de campos personalizados por tipo. Além disso, documentos exigidos travam a fase até serem entregues, o que evita começar a análise sem a minuta.
Durante o atendimento, a equipe pode pedir informação ao solicitante, transferir, retornar de fase, reprovar ou cancelar. O prazo é contado em dias úteis, com sinal de “no prazo” ou “atrasada”. Ao concluir, o “Finalizar e integrar” cria o registro correspondente, como contrato, aditivo, procuração ou processo.
Os eventos das solicitações geram avisos no sino de notificações, e as Automações permitem regras como notificar o responsável quando o prazo estiver próximo ou transferir a solicitação. Para pedidos mais simples, aliás, o Workspace tem formulário público que cria tarefa, com anexos. Os módulos são contratados por organização.
Perguntas frequentes
Legal intake exige um sistema?
Não para começar, pois um formulário bem desenhado e uma planilha de controle já organizam a entrada. O sistema passa a fazer diferença conforme o volume cresce e você precisa de prazos, fases, avisos e indicadores sem trabalho manual.
O que fazer com o pedido que chega fora do canal?
Registre você mesmo no canal oficial e avise a área de que, da próxima vez, o caminho é aquele. Afinal, no período de transição, essa paciência é o que faz o hábito pegar.
E se a área não preencher as informações direito?
Revise o formulário: quando muitos pedidos chegam incompletos, o problema costuma estar nos campos: perguntas confusas, termos técnicos ou campos demais.
Quem deve fazer a triagem?
Alguém com visão do todo, como o coordenador ou um advogado experiente. Em equipes maiores, um rodízio semanal funciona bem, desde que a regra de prioridade esteja escrita.
Conclusão
Em resumo, legal intake é a base de um jurídico organizado: um canal único, tipos claros, informações obrigatórias, triagem, distribuição e devolutivas nos marcos certos. Comece pelos pedidos mais frequentes, comunique bem às áreas e revise o modelo, de tempos em tempos, com os dados que ele mesmo vai gerar.
