A equipe já usa inteligência artificial. Alguém resume documentos, alguém revisa e-mails, alguém testa argumentos antes de uma reunião. Assim, a pergunta não é mais se a IA entra no trabalho, e sim sob quais regras. Uma política de uso de IA no escritório responde a isso por escrito: quais ferramentas valem, que dados podem entrar, quem revisa, o que o cliente sabe e o que fazer quando algo dá errado.
Escrever essa política não exige comitê nem documento de trinta páginas. Exige, sobretudo, decisões claras, numa linguagem que o estagiário entenda no primeiro dia. Aliás, a própria OAB recomenda que sócios e gestores definam políticas sobre o uso permitido de IA, treinem a equipe e acompanhem o cumprimento.
Este guia mostra como fazer o levantamento, quais seções a política precisa ter, exemplos de redação para adaptar e como mantê-la viva depois de aprovada.
Antes de escrever: o levantamento
Política escrita sem conhecer o uso real vira papel. Por isso, gaste uma semana descobrindo o que já acontece. Um formulário curto, de preferência anônimo, traz respostas mais honestas:
- Quais ferramentas de IA você usa no trabalho, e com qual conta (pessoal ou do escritório)?
- Para quais tarefas (rascunho, resumo, pesquisa, revisão, organização)?
- Você já colou documento ou informação de cliente? Com ou sem nomes?
- Usa extensões de navegador ou integrações com IA?
- Algum assistente está conectado a sistemas do escritório?
- O que te ajudaria a usar melhor e com mais segurança?
O resultado mostra os riscos reais e os usos que a política precisa permitir para que a equipe não a ignore.
O que a política de uso de IA no escritório precisa ter
A estrutura abaixo cabe em duas ou três páginas. Cada seção responde a uma pergunta que a equipe vai fazer na prática.
| Seção | O que definir | Exemplo de redação |
|---|---|---|
| Objetivo e alcance | Quem a política alcança | “Vale para sócios, advogados, estagiários, equipe administrativa e prestadores com acesso a dados do escritório.” |
| Ferramentas aprovadas | Lista, tipo de conta e quem aprova novas | “Só podem ser usadas as ferramentas da lista do Anexo I, em contas administradas pelo escritório.” |
| Dados | O que pode e o que não pode entrar | “Informação de cliente só entra em ferramenta aprovada e no mínimo necessário à tarefa.” |
| Usos permitidos e vedados | Exemplos concretos de cada lado | “É vedado protocolar ou enviar ao cliente texto gerado por IA sem revisão de advogado.” |
| Revisão humana | Quem revisa e o que confere | “Toda citação de lei ou julgado é conferida na fonte oficial por quem assina.” |
| Transparência com o cliente | Como e quando informar | “O uso de IA é comunicado por escrito antes do início, com consentimento do cliente.” |
| Registro | O que anotar e onde | “A tarefa em que a IA foi usada indica a ferramenta e quem revisou.” |
| Treinamento | Quando e como | “Todo novo integrante faz o treinamento antes de usar qualquer ferramenta.” |
| Incidentes | O que fazer em caso de erro | “Envio indevido de dado de cliente é comunicado ao responsável no mesmo dia.” |
| Responsável e revisão | Dono do documento e periodicidade | “A política é revisada a cada seis meses ou quando houver norma nova.” |
Para cada seção, prefira frases curtas e exemplos a princípios abstratos. Afinal, “Use com responsabilidade” não orienta ninguém; “não cole petição com nome do cliente em conta pessoal” orienta.
Ferramentas aprovadas e como incluir uma nova
A lista de ferramentas aprovadas é o coração da política. Portanto, para cada item, registre o nome, o tipo de conta (pessoal, corporativa, administrada pelo escritório), as configurações obrigatórias (como o treinamento com dados desligado) e a data da última conferência dos termos de uso.
A Recomendação n. 001/2024 do Conselho Federal da OAB pede diligência na escolha do sistema, com fornecedor que proteja as informações e permita não usar os dados para treinamento, e que o advogado conheça os termos de uso. As perguntas que valem fazer aos termos estão em IA e sigilo profissional.
Para incluir uma ferramenta nova, defina um caminho curto:
- Quem quer usar faz o pedido ao responsável pela política, dizendo para quê.
- Em seguida, o responsável confere termos de uso, retenção, uso para treinamento e tipo de conta.
- A decisão (aprovada, aprovada com restrições ou recusada) entra na lista com a data.
Inclua no mesmo processo as extensões de navegador e os assistentes conectados a sistemas do escritório: já que eles agem com as permissões de quem os conectou, a política deve dizer quem pode fazer essa conexão.
Dados, revisão humana e responsabilidade
A regra de dados precisa caber na memória. Um exemplo de cláusula:
É vedado inserir informação de cliente em ferramenta de IA que não esteja na lista de ferramentas aprovadas. Nas ferramentas aprovadas, use o mínimo necessário para a tarefa e, sempre que possível, substitua nomes, números de documentos e dados de saúde por referências genéricas. Na dúvida, não envie e consulte o responsável pela política.
A regra se apoia no sigilo, que o Código de Ética trata como de ordem pública, com presunção de confidencialidade das comunicações com o cliente (art. 36), bem como na LGPD, que limita o tratamento ao mínimo necessário (art. 6º, III), exige medidas de segurança (art. 46) e prevê regras internas de boas práticas e governança (art. 50). Para o quadro completo de proteção de dados, veja o guia de LGPD para escritórios de advocacia.
Sobre revisão, seja específico: nenhum texto produzido com IA vai para cliente, tribunal ou contraparte sem a leitura de um advogado, e toda citação é conferida na fonte oficial. Nesse sentido, a recomendação da OAB orienta revisar integralmente o que a IA gerar antes de apresentar em processo. Da mesma forma, deixe claro o que não se delega: análise do caso, estratégia e decisão continuam com o advogado.
Transparência com o cliente
Este é o ponto em que a recomendação da OAB traz mais detalhes. Ela orienta formalizar ao cliente, antes do início, a intenção de usar IA, em documento escrito e claro que explique o propósito, os benefícios e limitações, os riscos, as medidas de segurança adotadas e a possibilidade de revisão humana.
Além disso, a recomendação pede consentimento explícito, por assinatura, respeito à recusa do cliente e arquivamento do documento até o fim do serviço. Por fim, orienta que a comunicação com o cliente não dependa só de conteúdo gerado por IA.
Um modelo de cláusula para adaptar ao contrato ou a um aviso próprio:
O escritório pretende utilizar ferramentas de inteligência artificial aprovadas internamente como apoio em pesquisa, organização de informações e elaboração de rascunhos, para dar mais agilidade ao atendimento. Essas ferramentas podem produzir informações imprecisas e envolvem o envio de dados a um fornecedor externo. Por isso, todo conteúdo é revisado por advogado responsável antes de qualquer uso, as ferramentas são configuradas para não usar os dados enviados no treinamento de modelos e informações sigilosas são tratadas apenas no mínimo necessário. Se o cliente não autorizar, o trabalho seguirá por outros meios, sem prejuízo do atendimento.
( ) Autorizo o uso de inteligência artificial no meu caso, nas condições acima. ( ) Não autorizo.
Assinatura do cliente e data: ______________________
Ajuste a redação ao que a equipe realmente faz e mantenha a escolha com assinatura, pois é ela que registra o consentimento explícito pedido pela recomendação.
Registro, treinamento e incidentes
Registro. Não crie burocracia. Basta que a tarefa ou o documento em que a IA foi usada indique a ferramenta e quem revisou. Assim, esse rastro ajuda a responder ao cliente e a corrigir erros.
Treinamento. Uma sessão de cerca de 90 minutos no ingresso e uma reciclagem por semestre são um bom ponto de partida. Treine com exercícios: anonimizar um texto de exemplo, conferir uma citação, identificar o que não pode ser enviado.
Incidentes. Defina o passo a passo para quando alguém enviar um dado por engano:
- Pare o uso e anote o que foi enviado, para qual ferramenta e quando.
- Em seguida, avise o responsável pela política e, se houver, o encarregado de dados no mesmo dia.
- Exclua a conversa e, sempre que o fornecedor oferecer essa opção, peça a exclusão dos dados.
- Avalie se é incidente de segurança com risco ou dano relevante aos titulares; nesse caso, a LGPD exige comunicação à ANPD e ao titular (art. 48).
- Registre o que aconteceu e ajuste a política ou o treinamento.
Revisão periódica e normas em evolução
A recomendação da OAB prevê a própria revisão periódica, e a política do escritório deve seguir o mesmo caminho. Revise a cada seis meses ou quando uma ferramenta mudar de termos, quando a equipe adotar um uso novo ou quando surgir norma nova.
Vale lembrar o status de cada referência. A Recomendação n. 001/2024 não é provimento: na sessão de aprovação, o relator observou que recomendação não pode criar sanções. Os deveres do Estatuto, do Código de Ética, da LGPD e do CPC, porém, continuam valendo integralmente.
Em junho de 2026, o Conselho Federal lançou um plano nacional sobre IA na advocacia e informou que uma pesquisa nacional vai servir de base para um provimento sobre o tema. Até meados de outubro de 2026, esse provimento não tinha sido publicado. Por isso, antes de cada revisão da política de uso de IA no escritório, confira no site da OAB se já há norma nova.
Como o LexFlow apoia a política de IA
No LexFlow, a conexão do Claude e do ChatGPT é feita por MCP e autorizada pela própria pessoa na tela “Permitir”. A IA opera dentro do perfil de acesso de quem conectou, então a regra da política sobre quem pode conectar assistentes se apoia nos perfis já existentes.
Os perfis de acesso são montados em árvore: módulo, ações de adicionar, alterar e excluir e seções de cada ficha. Portanto, revise-os antes de liberar a integração. A página Integrações mostra os aplicativos conectados e permite desconectar; para outros clientes MCP, os tokens de integração aparecem uma única vez e podem ser revogados. Usuários que deixam a equipe podem ser inativados. A integração é um módulo contratável, e a organização decide se e quando ativá-la.
Para que a revisão periódica não dependa de memória, uma automação com horário programado pode criar, a partir de um modelo de tarefa do Workspace, a tarefa “Revisar a política de IA”, com responsável, prazo em dias e o checklist de pontos a conferir.
Perguntas frequentes
Escritório pequeno precisa de política escrita?
Precisa, ainda que curta. Com duas ou três pessoas, uma página com ferramentas aprovadas, regra de dados e revisão obrigatória já cobre os riscos mais comuns.
A recomendação da OAB é obrigatória?
Ela é uma recomendação e não cria sanção própria. Mas os deveres que ela reforça, como sigilo, veracidade e proteção de dados, estão em normas obrigatórias.
Quem deve ser o responsável pela política?
Um sócio ou gestor com autoridade para aprovar ferramentas, apoiado por quem cuida de tecnologia e de proteção de dados. Sem dono, a política envelhece rápido.
A política substitui o aviso ao cliente?
Não. A política organiza a equipe por dentro; o cliente precisa ser informado por documento próprio, como cláusula no contrato ou aviso específico.
Conclusão
Uma boa política de uso de IA no escritório é curta, concreta e conhecida por todos. Ela lista ferramentas aprovadas, diz que dados podem entrar, torna a revisão obrigatória, organiza a conversa com o cliente e prevê o que fazer quando algo dá errado. Para os usos e limites da tecnologia em geral, veja o texto sobre inteligência artificial na advocacia.
Comece pelo levantamento, escreva a primeira versão em uma semana e marque a primeira revisão. Afinal, a política certa é a que a equipe consegue seguir.
