A pessoa chega com uma pasta de papéis fora de ordem, uma história contada pela metade e a pergunta que quer fazer desde que marcou o horário: “eu tenho chance?”. A primeira reunião com o cliente é o momento em que ela decide se confia em você, e em que você decide se pode e deve assumir o caso. Assim, os dois lados saem dali com uma impressão que custa a mudar.
Por isso, reunião improvisada cobra o preço depois. Por exemplo, o advogado ouve quarenta minutos de relato, esquece de perguntar a data da notificação, deixa escapar um “isso é tranquilo” e não manda resumo. Três dias depois, ninguém lembra do que foi combinado, enquanto o potencial cliente já conversa com outro escritório.
Este guia cobre a reunião inteira: o que fazer antes, um roteiro em seis blocos, as perguntas que costumam faltar, as frases que não devem ser ditas e o que enviar depois. A triagem que decide se a reunião deve acontecer é assunto do texto sobre intake jurídico. Aqui, portanto, o caso já passou por ela.
Antes da primeira reunião com o cliente: o que preparar
Boa parte da conversa se decide antes dela. Por isso, quatro providências fazem diferença:
- Confirme quem vem. Se a pessoa vai trazer o cônjuge, um sócio ou um filho, você precisa saber antes. Afinal, terceiros na sala mudam o que pode ser dito e pedem cuidado com o sigilo.
- Peça os documentos certos, e só eles. Em geral, uma lista curta e específica rende mais que “traga tudo o que tiver”. Num caso trabalhista, por exemplo: carteira de trabalho, holerites dos últimos meses, termo de rescisão e mensagens trocadas com a empresa. Num caso de consumo, por outro lado: contrato, notas fiscais e protocolos de atendimento. Aliás, pedir o mínimo necessário também atende ao princípio da necessidade da LGPD.
- Leia o que já chegou. Anote duas ou três hipóteses e as perguntas que podem derrubá-las.
- Cuide da logística. Sala sem interrupções e tempo com folga. Se for por vídeo, teste o link antes.
A confirmação por escrito organiza tudo isso numa mensagem só:
Olá, [nome]. Confirmo nossa conversa em [data], às [hora], [no escritório, no endereço X / por vídeo, pelo link Y]. Reservamos cerca de uma hora. Se puder, traga [documento 1], [documento 2] e [documento 3]. Se alguém for participar com você, me avise antes. Qualquer imprevisto, é só responder esta mensagem.
Por fim, se o escritório cobra a consulta, diga isso nessa mesma mensagem, com o valor. Afinal, surpresa com honorário no fim da reunião desgasta a relação antes de ela começar.
Roteiro da reunião em seis blocos
O roteiro considera uma primeira reunião com o cliente de cerca de uma hora, embora casos simples caibam em meia hora. O que importa é a ordem: ouvir, perguntar e só então avaliar.
| Bloco | Tempo aproximado | Objetivo | Frase ou pergunta de apoio |
|---|---|---|---|
| 1. Abertura | 5 min | Deixar a pessoa à vontade e explicar como será a conversa | “Primeiro quero ouvir você; depois faço perguntas e, no fim, explico os caminhos possíveis.” |
| 2. Relato livre | 10 a 15 min | Entender o problema do jeito que a pessoa vive | “Me conte desde o começo, do seu jeito.” |
| 3. Aprofundamento | 15 min | Montar a cronologia e identificar provas e prazos | “Quando exatamente isso aconteceu? Isso está por escrito em algum lugar?” |
| 4. Expectativas | 5 a 10 min | Saber o que a pessoa espera e o que ela teme | “O que seria um bom desfecho para você?” |
| 5. Avaliação preliminar | 10 min | Apresentar cenários, riscos e caminhos, inclusive o acordo | “Pelo que vi até aqui, há três caminhos, cada um com riscos diferentes.” |
| 6. Próximos passos | 5 min | Combinar quem faz o quê e até quando | “Vou enviar a proposta até [data]. Da sua parte, preciso de [documento].” |
Diga, logo na abertura, que tudo o que for contado ali fica protegido pelo sigilo profissional. O Código de Ética e Disciplina da OAB trata o sigilo como dever de ordem pública, que não depende de pedido do cliente. Ouvir isso geralmente destrava o relato.
Durante a conversa: escuta, perguntas e expectativas
Ouça antes de enquadrar
Em geral, quem está com um problema conta a história na ordem da emoção, não na dos fatos. Então, deixe a pessoa terminar. Afinal, interromper no terceiro minuto para “ir ao que interessa” faz o cliente se sentir tratado como processo, e detalhes importantes se perdem. Anote agora e reorganize depois.
Perguntas que costumam faltar
Use esta lista como conferência antes de passar para a avaliação:
- Há alguma data marcada: audiência, vencimento, prazo para responder?
- Você recebeu notificação, carta, citação ou intimação, e quando?
- Quem mais está envolvido? Há testemunhas, e-mails, mensagens?
- Você já tentou resolver diretamente e, se sim, o que a outra parte respondeu?
- Já consultou outro advogado sobre este assunto?
- O que você mais teme que aconteça?
- Até onde você está disposto a ir em tempo e em custo?
A pergunta sobre datas vem primeiro porque, se houver algo vencendo, o resto da conversa muda de ritmo.
Expectativa também é diagnóstico
Há quem queira indenização, há quem queira só que a situação pare, há quem precise ser ouvido. Sempre que a expectativa está longe do que é realista, a hora de dizer é agora, com calma e com motivos.
O que não prometer na primeira reunião
O Código de Ética e Disciplina manda o advogado informar o cliente, de modo claro e inequívoco, sobre os riscos da pretensão e as consequências que podem advir da demanda. Além disso, põe entre os deveres do advogado desaconselhar lides temerárias, a partir de um juízo preliminar de viabilidade, e estimular a conciliação. Assim, na prática, algumas frases comuns precisam ser trocadas:
| Frase arriscada | Por que evitar | O que dizer no lugar |
|---|---|---|
| “Esse caso está ganho.” | A decisão não depende de você, e a frase vira cobrança depois | “Há bons argumentos, e os riscos principais são estes.” |
| “Em seis meses está resolvido.” | O tempo depende de fatores fora do escritório | “Casos assim costumam ter estas etapas; o que acelera ou atrasa é isto.” |
| “Você vai receber pelo menos R$ 50 mil.” | O valor depende de prova e de decisão de terceiros | “Consigo estimar melhor depois de analisar os documentos.” |
| “Não vale a pena tentar acordo.” | Fecha um caminho antes de conhecer a outra parte | “O acordo é uma possibilidade, e vamos avaliá-lo se houver proposta.” |
O valor da tabela é ilustrativo. O ponto é, sobretudo, ser honesto sobre o que ainda não se sabe.
Como encerrar a reunião
Feche a conversa em três movimentos:
- Resuma em voz alta. “Deixe-me ver se entendi: você foi dispensado em [mês], não recebeu [verba] e tem mensagens que mostram [fato]. Correto?” Assim, o cliente corrige o que estiver errado, e você evita trabalhar sobre um fato equivocado.
- Combine os próximos passos com data. Ou seja, quem envia o quê, até quando e por qual canal o escritório vai dar retorno.
- Seja claro sobre a decisão. Se o escritório vai mandar proposta, diga quando. Se não vai assumir o caso, diga isso, agora ou em data certa, e, havendo prazo correndo, alerte a pessoa para procurar outro profissional logo.
De todo modo, a proposta deve sair por escrito. O Código de Ética prevê que os serviços sejam contratados preferencialmente por escrito, com objeto, honorários, forma de pagamento e extensão do patrocínio definidos com clareza.
Depois da reunião: resumo, registro e retorno no prazo
O resumo no mesmo dia
Um e-mail curto, enviado no mesmo dia, mostra organização e evita mal-entendidos:
Olá, [nome]. Obrigado pela conversa de hoje. Pelo que entendi, [resumo em duas linhas]. Os principais riscos que conversamos foram [risco 1] e [risco 2]. Próximos passos: da nossa parte, enviaremos a proposta até [data]; da sua, ficou de nos mandar [documento]. Se algo do que escrevi não estiver correto, me avise.
Repare que o resumo registra os riscos explicados: o cliente tem algo para reler com calma, enquanto o escritório tem como mostrar o que informou.
O registro interno
No cadastro do potencial cliente, anote fatos principais, datas críticas, documentos recebidos e pendentes, expectativa declarada, riscos explicados e próximos passos. Ou seja, quem assumir o contato amanhã deve conseguir fazer isso sem ligar para você.
O retorno no prazo
Cumpra a data que você deu ou avise antes do vencimento. A cadência de retorno depois da proposta está no guia de follow-up na advocacia.
Por fim, se a pessoa não contratar, decida o que fazer com os documentos recebidos. A LGPD prevê o fim do tratamento quando a finalidade se encerra e a eliminação dos dados, ressalvadas hipóteses de conservação, como o cumprimento de obrigação legal.
Como o LexFlow ajuda na primeira reunião
No LexFlow, a reunião vira um evento da Agenda do tipo Reunião/visita, com o potencial cliente como participante, seja a entidade cadastrada, seja qualquer e-mail. Além disso, o convite sai automaticamente, e a resposta (confirmou, recusou, talvez) aparece no evento. Para conversas por vídeo, o evento leva o link do Google Meet ou do Microsoft Teams, e há lembrete 15 minutos antes. A ata, aliás, em texto rico e com anexos, é o lugar natural para as anotações do roteiro.
No quadro de CRM, o negócio na fase de reunião pode receber um template de checklist com os passos deste texto (confirmar, pedir documentos, enviar resumo, enviar proposta), cada item com responsável e prazo. Item com prazo entra na agenda de quem vai cumpri-lo. Campos personalizados da fase, como “Expectativa do cliente” e “Riscos explicados”, podem ser obrigatórios para o negócio avançar, e os documentos recebidos ficam nos anexos, organizados em pastas.
Antes de marcar, a busca global encontra a pessoa ou a empresa pelo nome ou pelo CPF/CNPJ. Em seguida, no cadastro de Entidades, a busca de CNPJ e a de CEP completam os dados sem redigitação.
Perguntas frequentes
Devo cobrar a primeira reunião?
Depende do modelo do escritório. Se cobrar, informe o valor antes, por escrito, e observe a tabela de honorários da seccional. Se não cobrar, não use a gratuidade como chamariz na divulgação: o Provimento 205/2021 veda a referência a gratuidade ou descontos como forma de captação.
Posso dar minha opinião sobre o caso na hora?
Pode, e deve, dar uma avaliação preliminar, deixando claro o que depende de documentos e de análise mais detalhada. O que não cabe, porém, é uma conclusão definitiva com base só no relato.
E se o cliente vier acompanhado?
Pergunte, em particular, se ele quer que o acompanhante participe de toda a conversa. Em assuntos de família ou entre sócios de uma empresa, a presença de outra pessoa pode inibir o relato ou envolver alguém com interesse diferente do cliente.
Conclusão
A primeira reunião com o cliente é curta, mas concentra quase tudo o que vem depois: a confiança, as expectativas e a base de fatos sobre a qual o caso será construído. Por isso, prepare com uma lista enxuta de documentos, conduza com um roteiro, avalie sem prometer e feche com próximos passos claros.
Além disso, o resumo enviado no mesmo dia e o registro organizado transformam uma boa conversa no começo de um trabalho profissional, seja qual for a decisão do cliente.
