O pedido chega sem muito contexto: “manda as certidões da empresa”. Para quem está começando no jurídico, a frase esconde uma pergunta difícil: quais certidões, emitidas onde, para qual finalidade? Além disso, no grupo com matriz, filiais e controladas, a lista de certidões negativas para empresas se multiplica, cada uma com o seu portal e a sua regra.
Certidão é um documento emitido por um órgão público, um cartório ou um tribunal que atesta uma situação em determinada data: se há débitos, ações, protestos, pendências cadastrais. A empresa usa as certidões para provar que está regular, enquanto quem contrata com ela usa as mesmas certidões para avaliar o risco.
Este guia apresenta as principais certidões que uma empresa costuma precisar, onde cada uma é obtida e em quais situações é pedida. Por fim, você encontra uma tabela de consulta rápida.
Negativa, positiva e positiva com efeitos de negativa
Antes de tudo, vale entender os três resultados possíveis:
- Negativa: o órgão não encontrou pendência em nome da empresa.
- Positiva: há pendência, como débito em aberto ou ação distribuída.
- Positiva com efeitos de negativa: o débito existe, mas ainda não venceu, está em execução com penhora feita ou está com a exigibilidade suspensa, por exemplo por parcelamento em dia. O Código Tributário Nacional dá a ela os mesmos efeitos da negativa.
Uma certidão positiva não é necessariamente um problema grave, já que uma ação distribuída contra a empresa pode ser de valor pequeno ou já estar resolvida. O que importa, portanto, é saber explicar cada apontamento e, quando necessário, ter a documentação que mostra a situação real.
Certidões de regularidade fiscal
Débitos federais e dívida ativa da União
É a certidão conjunta da Receita Federal e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Ela cobre os tributos federais administrados pela Receita e a dívida ativa da União, incluindo as contribuições previdenciárias. É emitida pela internet, a partir do CNPJ, e vale por 180 dias.
É uma das mais pedidas: aparece em licitações, financiamentos, operações societárias e na homologação de fornecedores.
Débitos estaduais
Emitida pela Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa tem estabelecimento, geralmente ligada ao ICMS. Conforme o estado, os débitos inscritos em dívida ativa podem constar da mesma certidão ou de uma certidão da Procuradoria do estado. Por isso, confira a regra local e o que o destinatário pede.
Débitos municipais
Emitida pela prefeitura do município da sede ou do estabelecimento. Pode abranger tributos mobiliários, como o ISS, e imobiliários, como o IPTU. Cada município tem o seu sistema, e alguns ainda exigem pedido presencial ou por protocolo.
Certidões de regularidade social e trabalhista
Regularidade do FGTS
O Certificado de Regularidade do FGTS, conhecido como CRF, é emitido pela Caixa Econômica Federal. Atesta que a empresa está em dia com o fundo. No entanto, vale por 30 dias, o que exige atenção redobrada no controle.
Débitos trabalhistas
A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, a CNDT, é emitida pela Justiça do Trabalho, de graça e pela internet, e indica se a empresa tem débitos inadimplidos perante essa Justiça, como condenações e acordos não cumpridos. Vale por 180 dias e aparece com frequência em licitações e na contratação de prestadores de serviço.
Certidões judiciais e de protesto
Falência e recuperação judicial
Emitida pelo distribuidor da Justiça Estadual. Peça na comarca do principal estabelecimento da empresa, que é onde esses pedidos tramitam e nem sempre coincide com a sede. Indica se há pedido de falência, recuperação judicial ou extrajudicial. É comum, sobretudo, em operações de crédito, aquisições e na análise de fornecedores estratégicos.
Distribuição de ações
São as certidões que listam processos em que a empresa figura como parte. Geralmente se pede em mais de uma Justiça:
- Estadual: ações cíveis e, para sócios e administradores, criminais.
- Federal: ações em que a União ou entes federais são parte, incluindo execuções fiscais.
- Trabalhista: ações movidas por empregados e ex-empregados.
Em operações relevantes, é comum pedir também as certidões dos sócios e administradores, porque o risco pode estar nas pessoas, e não só na empresa.
Protestos
Emitida pelos tabelionatos de protesto, indica títulos protestados em nome da empresa, como duplicatas e notas promissórias. Além disso, a lei prevê uma central nacional dos tabeliães de protesto, que permite consultar protestos de todo o país em um só lugar. Credores e bancos geralmente pedem essa certidão na concessão de crédito.
Certidões cadastrais e societárias
Certidão simplificada da junta comercial
Resume os dados da empresa registrados na junta: razão social, endereço, capital, objeto, sócios ou administradores e situação. É a forma rápida de comprovar quem é a empresa e quem a representa, por isso aparece em praticamente toda contratação relevante.
Inteiro teor e certidões específicas
Quando o destinatário precisa ver um ato específico, como uma alteração contratual ou uma ata, pede-se a certidão de inteiro teor daquele registro. A organização desses atos é assunto da gestão societária.
Certidões ligadas ao imóvel e à atividade
Algumas certidões não dizem respeito à empresa em si, mas ao que ela possui ou faz:
- Matrícula atualizada e ônus reais, emitida pelo cartório de registro de imóveis.
- Débitos de tributos imobiliários, emitida pela prefeitura.
- Regularidade ambiental, conforme a atividade e o órgão competente.
- Registro em conselho profissional, quando a atividade exige responsável técnico.
Essas certidões têm papel central na compra, venda e locação de imóveis. O passo a passo está no texto sobre due diligence imobiliária.
Tabela de consulta rápida
| Certidão | Onde se obtém | Quando costuma ser pedida |
|---|---|---|
| Débitos federais e dívida ativa da União | Receita Federal e PGFN (on-line) | Licitações, crédito, operações societárias, homologação de fornecedor |
| Débitos estaduais | Secretaria da Fazenda do estado | Licitações, crédito, benefícios fiscais |
| Débitos municipais | Prefeitura | Licitações, alvarás, contratos com o município |
| Regularidade do FGTS (CRF) | Caixa Econômica Federal | Licitações, crédito, recebimentos de órgãos públicos |
| Débitos trabalhistas (CNDT) | Justiça do Trabalho | Licitações, contratação de prestadores |
| Falência e recuperação judicial | Distribuidor da Justiça Estadual do principal estabelecimento | Crédito, aquisições, fornecedores estratégicos |
| Distribuição de ações | Justiça Estadual, Federal e do Trabalho | Due diligence, aquisições, imóveis |
| Protestos | Tabelionatos de protesto | Crédito, imóveis, análise de contraparte |
| Simplificada da junta | Junta comercial | Contratações em geral, prova de representação |
| Matrícula e ônus | Registro de imóveis | Compra, venda, locação, garantias |
Use a tabela como ponto de partida. A lista exata para cada situação está no edital, no checklist do banco ou no pedido da contraparte, e as regras de emissão podem mudar. Por isso, confira sempre a exigência vigente.
Como definir as certidões negativas para empresas do grupo
Três perguntas resolvem a maior parte dos casos:
- Com quem a empresa contrata? Quem vende para o poder público precisa do pacote de regularidade fiscal, social e trabalhista sempre em dia.
- Que operações estão no horizonte? Financiamento, aquisição, venda de imóvel ou reorganização societária pedem conjuntos diferentes.
- Quantos CNPJs e estabelecimentos existem? Cada filial ou controlada pode precisar das próprias certidões.
Com as respostas, monte a lista por empresa e, em seguida, defina quem cuida de cada certidão. A rotina para mantê-las válidas está detalhada no texto sobre controle de certidões negativas.
Como o LexFlow ajuda a organizar as certidões
No LexFlow, o módulo Certidões registra as certidões da empresa e de terceiros com órgão emissor, tipo e requisitos. Cada via emitida guarda o documento, em arquivo ou link, e as vias anteriores ficam no histórico, o que ajuda quando uma auditoria pergunta pela situação de meses atrás.
O status é calculado pela data: ativa, a vencer em 60 dias, extinta, indefinida ou inativa. Os gestores recebem o aviso de vencimento no sino de notificações, enquanto cada usuário vê na Home as certidões que vencem nos próximos 30 dias.
Além disso, para quem usa o módulo Imobiliário, as certidões podem ser vinculadas ao imóvel, ao lado dos contratos e procurações relacionados.
Assim, a validade, o histórico e os avisos de cada certidão ficam reunidos num só lugar.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre certidão negativa e certidão de regularidade?
Na prática, as duas comprovam que não há pendência impeditiva. O nome varia conforme o órgão: no FGTS, por exemplo, o documento se chama certificado de regularidade.
Certidão positiva impede a empresa de contratar?
Depende do apontamento e da exigência do destinatário. Em geral, uma positiva com efeitos de negativa é aceita. Em outros casos, porém, uma explicação documentada pode resolver.
Preciso emitir certidões para cada filial?
Depende da certidão. A CNDT, por exemplo, certifica a empresa em relação a todos os estabelecimentos. Para as demais, no entanto, confira a regra de cada órgão e o que o destinatário pede.
Por que pedir certidões dos sócios?
Porque dívidas e ações dos sócios e administradores podem afetar a empresa ou a operação. Por isso, em aquisições e compras de imóvel, essa análise é parte da diligência.
Conclusão
Em resumo, as certidões são a forma mais rápida de uma empresa provar que está regular, e de quem contrata com ela avaliar o risco. Conhecer as principais, saber onde emitir e entender quando cada uma é pedida evita a correria de última hora. O passo seguinte, então, é transformar esse conhecimento em controle: lista por empresa, responsável definido e acompanhamento da validade.
