Muitos escritórios ajudam clientes a montar programas de integridade, mas raramente olham para dentro com o mesmo rigor. O risco, porém, mora na própria casa: o estagiário que comenta um caso no grupo da faculdade, a checagem de conflito que ninguém fez, o post que promete resultado, os honorários pagos por alguém que não tem relação com o caso. Compliance para escritórios de advocacia é o conjunto de regras, controles e registros que reduz a chance de esses problemas acontecerem e mostra, se acontecerem, que o escritório agiu com cuidado.
O programa não precisa ser grande, mas precisa ser proporcional ao tamanho e aos riscos do escritório e, sobretudo, funcionar na rotina. Afinal, um código de conduta de quarenta páginas que ninguém leu protege menos do que cinco regras claras, conferidas todo mês.
A seguir: as normas que alcançam o escritório, um mapa de riscos, os pilares do programa, o que pôr no código de conduta, a questão da lavagem de dinheiro e os registros que mostram que o programa existe de fato.
O que o compliance para escritórios de advocacia precisa cobrir
O escritório responde a dois conjuntos de regras.
- As da profissão. O Estatuto da Advocacia, o Código de Ética e Disciplina, que se aplica inclusive à sociedade de advogados no que couber (Estatuto, art. 15, § 2º), bem como o Provimento 205/2021, sobre publicidade.
- As de qualquer organização. A LGPD, na proteção de dados; a Lei Anticorrupção (Lei 12.846/2013), que alcança as sociedades simples, forma que o Estatuto prevê para a sociedade de advogados (art. 15); e, por fim, as normas trabalhistas e tributárias de todo empregador.
A fim de estruturar o programa, uma boa referência é o Decreto 11.129/2022, que regulamenta a Lei Anticorrupção. Ele define programa de integridade como o conjunto de mecanismos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades, com aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta (art. 56), e lista parâmetros para avaliá-lo, levando em conta o porte da organização (art. 57). A Lei 12.846/2013, por sua vez, considera esses mecanismos na aplicação de sanções (art. 7º, VIII). Mesmo que o escritório não se relacione com o poder público, os parâmetros servem de roteiro.
Mapa de riscos do escritório
Antes de tudo, liste onde o escritório pode errar; a tabela traz os riscos típicos e um controle mínimo para cada um.
| Risco | Como aparece no dia a dia | Controle mínimo |
|---|---|---|
| Quebra de sigilo | Conversa em local público, e-mail ao destinatário errado, documento em grupo de mensagem | Regras de canais, acesso por função, termo de confidencialidade |
| Dados pessoais | Cópias soltas, fornecedor sem contrato adequado, guarda sem prazo | Inventário de dados, contratos com fornecedores, prazos de guarda |
| Conflito de interesses | Caso aceito antes da busca de nomes | Checagem registrada antes da primeira reunião |
| Publicidade e captação | Post com promessa de resultado, mensagem a quem não procurou o escritório | Revisão prévia das peças de comunicação |
| Relação com agentes públicos | Presentes, cortesias, pedidos de “agilizar” um andamento | Política de brindes e hospitalidade, registro de interações relevantes |
| Valores de clientes | Quantias recebidas em nome do cliente sem controle | Registro separado e prestação de contas no fim do caso |
| Origem de recursos | Honorários pagos por terceiro sem relação com o caso, valores altos em espécie | Saber quem é o cliente e quem paga |
| Ferramentas e IA | Dado de cliente colado em ferramenta não aprovada | Lista de ferramentas aprovadas e regras de uso |
Em seguida, dê a cada risco uma nota simples de probabilidade e de impacto (baixa, média, alta) e trate primeiro os que somam as duas notas mais altas. Revise o mapa uma vez por ano ou quando o escritório mudar de porte, de área ou de cidade. Aliás, a proteção de dados tem roteiro próprio no guia de LGPD para escritórios de advocacia, e as senhas e acessos, no de segurança da informação no escritório.
Os pilares do programa
- Compromisso dos sócios. Afinal, sem apoio visível de quem dirige, o programa vira papel. Por isso, os sócios aprovam as regras, cumprem primeiro e reservam tempo para o tema.
- Um responsável. Alguém com autoridade para perguntar e cobrar, que responde aos sócios. No escritório pequeno, geralmente, um sócio acumula a função.
- Avaliação de riscos. Ou seja, o mapa da seção anterior, revisado com data.
- Código de conduta e políticas. Sobretudo curtos e com exemplos da casa.
- Controles. Por exemplo, acesso por função, checagem de conflitos, revisão de publicidade, aprovação de fornecedores e de ferramentas.
- Treinamento. Logo na entrada de cada pessoa e periodicamente, com situações do próprio escritório.
- Canal de dúvidas e de relatos. Um caminho conhecido para perguntar “posso fazer isso?” e para relatar problemas, com proteção a quem relata de boa-fé.
- Resposta e melhoria. Apurar o relato, corrigir, aplicar medida disciplinar quando couber e, por fim, ajustar a regra que falhou.
De fato, os oito pilares acompanham parâmetros do art. 57 do Decreto 11.129/2022, como comprometimento da alta direção, padrões de conduta, treinamentos, gestão de riscos, canais de denúncia, medidas disciplinares e monitoramento contínuo.
O que pôr no código de conduta
- Sigilo: o que não se comenta, onde e com quem; quais canais usar com clientes.
- Conflito de interesses: quando a checagem é obrigatória e quem decide.
- Publicidade e redes sociais: o que cada pessoa pode publicar sobre o trabalho e quais peças passam por revisão. O guia de marketing jurídico e OAB resume o que o Provimento 205/2021 permite.
- Proteção de dados: pedir só o necessário, onde guardar, como descartar.
- Brindes e hospitalidade: limites e registro, com atenção redobrada a agentes públicos.
- Valores de clientes: quem recebe, como registra e como presta contas.
- Ferramentas e IA: o que está aprovado e o que nunca pode ser enviado a elas.
- Ambiente de trabalho: condutas inaceitáveis e como relatar.
- Consequências: o que acontece quando a regra é descumprida.
Escreva em linguagem direta, com exemplos reais da rotina (sem identificar clientes). Além disso, cada pessoa assina a ciência do código ao entrar e a cada revisão.
Lavagem de dinheiro: o que a lei diz e o que segue em debate
A Lei 9.613/1998 impõe a certas pessoas e empresas os deveres de identificar clientes, manter registros e comunicar operações ao Coaf (arts. 10 e 11). Desde 2012, a lista do art. 9º inclui quem presta, mesmo eventualmente, assessoria ou consultoria em operações como compra e venda de imóveis e de participações societárias, gestão de fundos e criação ou gestão de sociedades (parágrafo único, XIV).
Por outro lado, desde 2012, o Conselho Federal da OAB entende que esses deveres não se aplicam a advogados e sociedades de advogados, em respeito ao sigilo profissional. A questão, porém, não está encerrada: há projetos de lei para incluir a advocacia de forma expressa, e o tema segue em discussão. Seja como for, alguns cuidados protegem o escritório desde já:
- saber quem é o cliente e, sempre que for pessoa jurídica, quem está por trás dela;
- registrar quem paga os honorários e desconfiar de pagamento por terceiro sem relação com o caso;
- tratar com cautela valores altos em espécie e estruturas societárias sem propósito aparente;
- recusar trabalho cujo objetivo pareça ser esconder a origem de recursos;
- em trabalhos consultivos ligados a operações financeiras, societárias ou imobiliárias, acompanhar a orientação atualizada da OAB.
Registros: como provar que o programa existe
Sem registro, não há como mostrar que o programa existe, por isso guarde, com data:
| Registro | O que demonstra |
|---|---|
| Ata de aprovação do código e das políticas | Compromisso dos sócios |
| Mapa de riscos com data de revisão | Que os riscos foram avaliados |
| Termos de confidencialidade e de ciência do código | Que cada pessoa conhece as regras |
| Lista de presença e conteúdo dos treinamentos | Quem foi treinado e em quê |
| Checagens de conflito | Cuidado antes de aceitar cada caso |
| Revisões periódicas de acesso | Que ninguém acumula acesso sem necessidade |
| Relatos recebidos e encaminhamento | Que o canal funciona |
| Incidentes e correções | Resposta e aprendizado |
Por fim, na proteção de dados, a LGPD exige medidas de segurança técnicas e administrativas (art. 46) e admite que o controlador adote regras de boas práticas e um programa de governança em privacidade (art. 50). Esses registros servem, inclusive, de prova desse cuidado.
Como o LexFlow ajuda
Os perfis de acesso do LexFlow são montados em árvore: para cada módulo, define-se se o perfil pode adicionar, alterar ou excluir e quais seções da ficha aparecem. Além disso, cada usuário tem cargo e perfil, e quem deixa o escritório pode ser inativado no último dia de trabalho.
As rotinas do programa cabem no Workspace: um quadro privado de compliance reúne as tarefas, e os modelos de tarefa guardam responsáveis, prazo em dias e checklists, como “Revisão trimestral de acessos” ou “Treinamento de integração”. Com uma automação de horário programado, mensal ou semanal, o modelo vira tarefa sozinho na data certa, e o histórico de execuções mostra o que rodou.
O formulário compartilhável de um quadro de tarefas, aliás, pode servir de canal de dúvidas: cada envio vira tarefa e o responsável é avisado. E o construtor de Relatórios, com as tarefas do Workspace como fonte, gera a lista do que foi feito em cada período, exportável em CSV ou XLSX, para anexar à revisão anual do programa.
Perguntas frequentes
Escritório pequeno precisa de programa de compliance?
Precisa de um programa do seu tamanho: um responsável, um mapa de riscos de uma página, um código curto e alguns registros. Afinal, o Decreto 11.129/2022 manda considerar o porte da organização na avaliação do programa (art. 57, § 1º).
A Lei Anticorrupção se aplica a escritórios de advocacia?
A lei se aplica às sociedades simples, personificadas ou não (art. 1º, parágrafo único), e, de fato, o Estatuto prevê a sociedade de advogados como sociedade simples (art. 15). Além disso, a responsabilidade da pessoa jurídica pelos atos lesivos previstos na lei é objetiva (art. 2º).
O escritório precisa indicar encarregado de dados?
A regra geral da LGPD é que o controlador indique um encarregado (art. 41), e a ANPD pode prever dispensa conforme o porte (§ 3º). O guia de LGPD para escritórios, aliás, explica quando a dispensa se aplica.
Quem deve cuidar do programa?
Alguém com autoridade e tempo, que responda diretamente aos sócios. Parte do trabalho pode ser apoiada por consultoria externa, mas a responsabilidade pelo programa continua com quem dirige o escritório.
Conclusão
Compliance para escritórios de advocacia começa pelo que o escritório já deveria fazer bem: guardar o sigilo, checar conflitos, comunicar com sobriedade e proteger dados. O programa, então, organiza esses deveres em um mapa de riscos, um código curto, controles, treinamento, um canal de dúvidas e registros datados. Portanto, comece pequeno, com o que é mais provável e mais grave, e revise todo ano.
