Um associado avisa que vai sair em duas semanas. Logo nos dias seguintes, o escritório descobre que só ele sabia o andamento de metade dos casos, que o cliente principal tem o celular dele e não o do escritório, e que, três meses depois, a conta de e-mail continuava ativa. O offboarding no escritório de advocacia existe para evitar esse roteiro: é o processo planejado de saída de advogados e colaboradores.
O termo vem do inglês e é o oposto do onboarding. Em vez de integrar quem chega, organiza a saída de quem vai embora, seja por pedido de demissão, desligamento, fim de parceria ou retirada de sócio. Bem feito, protege o cliente, a informação e a relação com quem sai, que muitas vezes continua no mercado como colega ou parceiro.
A seguir, você encontra cada frente da saída e um checklist com prazos, que serve também para departamentos jurídicos.
O que o offboarding no escritório de advocacia precisa cobrir
Cada saída mexe com quatro frentes ao mesmo tempo. A tabela ajuda a não esquecer nenhuma:
| Frente | Risco | Medida |
|---|---|---|
| Clientes | Cliente sem saber com quem falar ou recebendo versões diferentes | Comunicação combinada e decisão do cliente respeitada |
| Trabalho em andamento | Prazo perdido, tarefa sem dono, combinado esquecido | Inventário e nota de passagem por caso |
| Informação | Acesso ativo depois da saída, documentos em contas pessoais | Revogação no mesmo dia e devolução conferida |
| Equipe que fica | Sobrecarga e boatos | Redistribuição clara e comunicação interna |
A ordem importa. Primeiro se decide quem assume cada cliente e cada caso; só então se comunica. Em saídas tranquilas, em geral, há tempo para tudo. Já nas conflituosas, a revogação dos acessos acontece antes ou junto com a comunicação.
Comunicação aos clientes: a escolha é do cliente
A relação entre advogado e cliente se baseia na confiança recíproca, conforme diz o Código de Ética (art. 10). Por isso, o cliente pode manter o escritório, acompanhar o advogado que sai ou escolher outro profissional. No processo judicial, a parte que revoga o mandato constitui outro advogado no mesmo ato (CPC, art. 111).
Na prática, quatro pontos pedem atenção:
- Mandatos individuais. De acordo com o Estatuto, o cliente outorga poderes a cada advogado pelo nome, e o instrumento apenas indica a sociedade a que ele pertence (art. 15, § 3º). Assim, a saída exige rever a representação em cada caso.
- Substabelecimento. Se for sem reserva de poderes, o cliente precisa saber antes, de forma clara (CED, art. 26, § 1º).
- Renúncia. Depois de notificar o cliente, o advogado que renuncia segue responsável pela representação por mais dez dias, a menos que outro profissional assuma antes (Estatuto, art. 5º, § 3º; CPC, art. 112). No entanto, se outros advogados constam do mesmo mandato e a parte segue representada, o CPC dispensa a comunicação da renúncia (art. 112, § 2º).
- Sem abandono. O advogado não deve deixar ao desamparo as causas sob seu patrocínio (CED, art. 15).
A mensagem ao cliente
Em seguida, combine a mensagem. O ideal é um texto neutro, enviado pelo escritório ou em conjunto, que informe a saída, apresente quem assume e deixe a decisão com o cliente. Um modelo:
Prezado(a) [nome], informamos que o(a) Dr.(a) [nome] deixará o escritório em [data]. A partir de então, o acompanhamento do seu caso fica com o(a) Dr.(a) [nome], a quem passamos todas as informações. Os canais de contato com o escritório continuam os mesmos. Se tiver qualquer dúvida sobre essa transição, ou preferir outra forma de condução, fale conosco.
Evite duas atitudes: falar mal de quem sai, ou do escritório que fica, e usar a saída para oferecer serviços a quem não tinha relação com o advogado, o que pode configurar captação vedada (CED, art. 7º). Regras sobre o que o sócio que se retira pode fazer com os clientes da casa geralmente estão no contrato social e já foram objeto de decisões de tribunais de ética das seccionais. Por isso, na dúvida, consulte o contrato e a sua seccional antes de comunicar.
Passagem de casos e tarefas
A passagem começa com um inventário: tudo o que está com a pessoa que sai, com o nome de quem assume cada item. Monte a lista a partir dos sistemas, e não só da memória, porque o que não está registrado é justamente o que se perde.
Para cada caso, peça uma nota de passagem curta:
| Campo | O que registrar |
|---|---|
| Situação atual | Em que ponto o caso está e qual foi o último ato |
| Próximos passos | O que precisa ser feito e até quando |
| Combinados com o cliente | Promessas de retorno, preferências de contato, sensibilidades |
| Riscos | Pontos frágeis, documentos pendentes, prazos próximos |
| Onde está | Pastas, mensagens importantes e contatos de terceiros |
Em seguida, marque uma reunião de passagem entre quem sai e quem assume, caso a caso nos mais relevantes. Sempre que possível, apresente o novo responsável ao cliente numa conversa conjunta. Por fim, confira se prazos e compromissos foram de fato transferidos para a agenda de quem assume, e não apenas anotados.
No departamento jurídico, além disso, inclua na lista as áreas internas atendidas, os escritórios externos acompanhados e as aprovações que dependiam da pessoa.
Acessos: revogação no mesmo dia
Acesso ativo depois da saída é um dos riscos mais comuns de um offboarding no escritório de advocacia, mas um dos mais fáceis de evitar. Afinal, uma conta esquecida é a porta aberta que o art. 46 da LGPD manda fechar com medidas de segurança. A regra prática: tudo é revogado no último dia de trabalho, ou antes, se a saída for conflituosa.
Lista de acessos para conferir:
- E-mail corporativo: bloqueie o login e configure resposta automática indicando o novo contato.
- Sistemas do escritório: CRM, tarefas, agenda e armazenamento de arquivos.
- Integrações e aplicativos conectados pela pessoa, inclusive ferramentas de IA.
- Contas compartilhadas e senhas que ela conhecia: troque todas.
- WhatsApp e telefone corporativos, perfis do escritório nas redes e grupos com clientes.
- Acesso físico: chaves, crachá e cartão de estacionamento.
Quanto mais atualizado estiver o mapa de quem acessa o quê, mais rápida é a revogação; nesse sentido, as boas práticas de segurança da informação no escritório ajudam a mantê-lo em dia.
Devolução de documentos e sigilo depois da saída
Documentos de clientes e do escritório ficam no escritório. Antes do último dia, portanto, confira a devolução de pastas físicas, equipamentos e dispositivos, e peça que a pessoa apague cópias em contas e aparelhos pessoais, se houver. Por fim, registre essa conferência num termo de saída assinado pelos dois lados.
O sigilo, porém, não termina com o contrato. O Código de Ética o define como dever de ordem pública (arts. 35 e 36), e o Estatuto lista a quebra sem justa causa entre as infrações disciplinares (art. 34, VII). Há ainda uma regra específica para quem sai: se um dia atuar contra o ex-cliente ou o ex-empregador, o advogado continua obrigado a resguardar o sigilo (CED, art. 21). Além disso, no caso dos dados pessoais, a LGPD estende a obrigação de segurança a todos que participaram do tratamento, mesmo após o seu término (art. 47).
Lembre essas obrigações por escrito no termo de saída, inclusive para quem não é advogado, como estagiários e equipe administrativa.
Entrevista de desligamento
Sempre que a saída é por iniciativa da pessoa, a entrevista de desligamento é a chance de entender o que o escritório não percebeu. Para funcionar, porém, deve ser conduzida por alguém que não seja o chefe direto e registrada sem julgamento.
Perguntas que geralmente rendem:
- Em que momento você começou a procurar outra oportunidade, e por quê?
- O que poderíamos ter feito diferente?
- Do que você mais gostava no trabalho aqui?
- Como foi a relação com a liderança e com a equipe?
- Você recomendaria o escritório a um colega? Por quê?
Uma entrevista isolada é uma opinião, enquanto várias com a mesma resposta formam um padrão. Portanto, releia as anotações a cada semestre. Assim, se o mesmo motivo se repetir, ele vira pauta de gestão de pessoas no escritório de advocacia, e não só um registro arquivado.
Checklist de offboarding no escritório de advocacia
| Quando | Item | Responsável |
|---|---|---|
| Ao saber da saída | Definir quem assume cada cliente e cada caso | Sócio ou gestor |
| Ao saber da saída | Conferir o contrato social ou o contrato da pessoa | Sócio |
| Até 10 dias antes | Inventário de casos, tarefas, prazos e contatos | Quem sai e gestor |
| Até 10 dias antes | Notas de passagem e reuniões com quem assume | Quem sai |
| Até 7 dias antes | Comunicação combinada aos clientes | Escritório, ou em conjunto |
| Até 7 dias antes | Revisão da representação em cada caso | Advogado responsável |
| Último dia | Revogação de todos os acessos e troca de senhas compartilhadas | TI ou administrativo |
| Último dia | Devolução de documentos e equipamentos; termo de saída | Gestor |
| Último dia | Entrevista de desligamento | Gestão de pessoas |
| Até 30 dias depois | Conferência de casos sem dono, e-mails redirecionados e pendências | Gestor |
Como o LexFlow ajuda no offboarding
No LexFlow, o inventário começa pelos filtros: no CRM, o filtro por responsável lista os negócios de quem sai, e no Workspace o mesmo filtro mostra as tarefas dessa pessoa, inclusive as atrasadas. Os Relatórios reúnem negócios e tarefas por responsável numa planilha exportável em CSV ou XLSX, que vira a lista de passagem.
A troca de dono acontece no próprio registro, atribuindo novos responsáveis aos negócios, às tarefas e aos itens de checklist. O histórico fica onde estava: comentários, anexos em pastas e a aba Atividade continuam no negócio, de modo que quem assume lê o contexto sem depender de conversa de corredor. Logo após a troca, o filtro de tarefas sem responsável do Workspace ajuda a achar o que ficou para trás.
No último dia, o administrador inativa o usuário, mas o que ele registrou permanece nos negócios e nas tarefas; se a pessoa voltar um dia, basta reativar. Se ela conectou o Claude ou o ChatGPT pelo MCP, a inativação também encerra essas conexões e os tokens de integração dela.
Perguntas frequentes
O escritório pode impedir o advogado que sai de atender clientes da casa?
Depende do que foi ajustado no contrato social ou no contrato com o advogado e das orientações do tribunal de ética da seccional. De qualquer forma, quem escolhe o representante é o cliente, e nenhum dos lados deve usar a saída para captar clientela.
Quem deve avisar o cliente?
O ideal é uma comunicação combinada entre o escritório e quem sai, com o mesmo texto e ao mesmo tempo. Afinal, mensagens desencontradas confundem o cliente e desgastam todos.
O que muda no departamento jurídico?
Os passos se repetem, mas com uma diferença: os “clientes” são as áreas da empresa. Avise os gestores atendidos, transfira aprovações e acessos a sistemas corporativos e revise a representação da empresa nos casos em que a pessoa atuava.
Conclusão
O offboarding no escritório de advocacia protege três coisas de uma vez: o cliente, que continua bem atendido e decide quem o representa; a informação, que deixa de estar ao alcance de quem saiu; e a relação com o profissional, que termina de forma respeitosa. Por isso, transforme este roteiro num checklist fixo e aplique a cada saída, das mais tranquilas às mais tensas.
