Entre prazos, audiências e clientes, a conversa entre o gestor e cada advogado da equipe geralmente acontece só quando algo dá errado. A reunião one-on-one no escritório (ou reunião individual) inverte essa lógica: é um encontro curto e periódico, marcado com antecedência, em que o tempo pertence a quem é liderado.
Bem feita, ela antecipa problemas, mostra ao gestor o que a equipe pensa e dá a cada pessoa um espaço garantido para pedir ajuda, discutir carreira e trazer ideias. Mal feita, porém, vira mais uma reunião de cobrança, e a equipe passa a evitá-la.
Este texto mostra como definir frequência e duração, quem monta a pauta, que perguntas fazer, como registrar os combinados e o que evitar, e traz um modelo de pauta pronto para adaptar. Vale para sócios de escritório e para gestores de departamento jurídico.
O que é a reunião one-on-one no escritório e o que ela não é
A confusão mais comum é tratar a one-on-one como uma reunião de status, em que o gestor percorre a lista de tarefas. Outra é transformá-la numa avaliação de desempenho em miniatura. No entanto, são encontros diferentes, com objetivos diferentes.
| Aspecto | One-on-one | Reunião de status | Avaliação de desempenho |
|---|---|---|---|
| Objetivo | Apoiar, desenvolver, remover obstáculos | Atualizar o andamento do trabalho | Medir resultados de um período |
| Quem define a pauta | Principalmente quem é liderado | O gestor | O escritório, com critérios fixos |
| Frequência | Semanal a mensal | Conforme o projeto | Semestral ou anual |
| Resultado | Combinados e pedidos de apoio | Lista de pendências | Conceito e plano de desenvolvimento |
O andamento das tarefas tem lugar próprio, num quadro compartilhado ou na reunião da equipe. Assim, a one-on-one fica livre para o que não aparece no quadro: dúvidas, incômodos, aprendizado e planos.
Frequência e duração
Não existe um padrão único para a reunião one-on-one no escritório. Isso porque o ritmo depende de quanto a pessoa precisa de apoio e de quantas pessoas o gestor acompanha. Uma referência para começar:
- Recém-chegados e juniores: semanal, de 20 a 30 minutos, nos primeiros meses.
- Plenos e seniores: quinzenal, de 30 minutos.
- Pessoas muito autônomas ou equipes grandes: mensal, de 45 minutos, com abertura para encontros extras.
Mais importante que a frequência, porém, é a regularidade. Por isso, marque um horário fixo e recorrente e trate-o como compromisso. Se precisar desmarcar, remarque na mesma semana, porque cancelar seguidas vezes comunica à pessoa que ela não é prioridade.
Para escolher o horário, evite dias de audiência ou vésperas de prazo. Em equipes híbridas, a conversa por vídeo funciona bem, desde que com câmera ligada e sem outras janelas abertas.
A pauta é de quem é liderado
A regra que mais muda o resultado da reunião one-on-one no escritório é simples: a pauta pertence a quem é liderado. O gestor pode acrescentar um ou dois pontos, mas a maior parte do tempo é para os temas que a pessoa traz.
Na prática, funciona assim:
- Um documento compartilhado entre os dois, com uma seção por encontro.
- Até a véspera, a pessoa escreve os temas que quer tratar.
- Em seguida, o gestor acrescenta, no máximo, dois pontos próprios.
- A conversa começa pelos temas da pessoa.
- Por fim, os últimos cinco minutos ficam para revisar os combinados.
Se a pessoa chega sem pauta, não preencha o vazio com cobranças. Em vez disso, use as perguntas da próxima seção.
Perguntas úteis para a conversa
Boas perguntas são abertas e específicas. Evite, por exemplo, “está tudo bem?”, que quase sempre recebe um “sim” automático.
Carga e prioridades
- O que está ocupando mais o seu tempo nesta semana?
- Há alguma tarefa em que você está travado esperando alguém?
- Se pudesse tirar uma atividade da sua lista, qual seria?
Desenvolvimento
- Em que tipo de caso você gostaria de atuar mais?
- O que aprendeu no último mês que não sabia antes?
- Que habilidade quer desenvolver até o fim do semestre?
Relação com a liderança
- O que eu poderia fazer diferente para ajudar o seu trabalho?
- Algum pedido meu veio sem contexto suficiente?
Ambiente e bem-estar
- Como está o ritmo de trabalho para você?
- Há algo no escritório que atrapalha e ninguém comenta?
Sobre bem-estar, o papel do gestor é ouvir, ajustar a carga sempre que possível e, se perceber sinais de sofrimento, sugerir apoio profissional. Afinal, diagnóstico não é tarefa da liderança.
Registro dos combinados
Sem registro, cada reunião one-on-one no escritório repete a anterior. Por isso, ao final, anote em poucas linhas os temas tratados, o que cada um vai fazer e até quando. Em seguida, abra a reunião seguinte verificando esses combinados.
Algumas regras para o registro:
- Quem anota: de preferência, quem é liderado, para garantir que entendeu; o gestor confere.
- Onde: num lugar acessível só aos dois.
- O que entra: fatos, combinados e prazos.
- O que não entra: opiniões sobre a personalidade, detalhes da vida pessoal e informações de saúde.
Esse cuidado, aliás, tem base legal. Anotações sobre uma pessoa identificada são dados pessoais, e dados referentes à saúde são dados pessoais sensíveis (LGPD, art. 5º, I e II). Além disso, a lei pede que se trate só o que é necessário para o objetivo, sem excessos (art. 6º, III). Por isso, se alguém contar um problema de saúde, registre apenas o combinado prático, por exemplo “redistribuir dois casos até o dia 20”, e não o motivo. As obrigações gerais estão reunidas no guia de LGPD para escritórios de advocacia.
O que não fazer na reunião one-on-one no escritório
- Virar cobrança de tarefa. Se a conversa é só “e aquele processo?”, a pessoa vai chegar na defensiva. Afinal, o andamento se acompanha no quadro.
- Falar mais do que ouvir. Uma boa referência é o gestor ocupar menos da metade do tempo.
- Guardar críticas para o encontro. Correções devem ser feitas perto do fato, e não acumuladas para a reunião.
- Desmarcar sempre. É, sem dúvida, o jeito mais rápido de esvaziar o ritual.
- Dividir a atenção. Celular e e-mail ficam fechados durante a conversa.
- Prometer o que não pode cumprir, como promoção ou aumento sem respaldo dos sócios.
Modelo de pauta para a reunião individual
Copie e adapte:
Reunião individual: [nome] e [gestor], [data]
- Combinados da última conversa: o que andou e o que travou.
- Temas de [nome]: (preenchido até a véspera)
- Carga de trabalho: algo a ajustar nas próximas duas semanas?
- Desenvolvimento: progresso na meta do semestre.
- Temas do gestor: (no máximo dois)
- Novos combinados: o quê, quem, até quando.
- Próxima conversa: [data].
Com o tempo, cada dupla ajusta o modelo. O essencial, porém, é abrir pelos combinados anteriores e fechar pelos novos.
Como o LexFlow ajuda nas conversas individuais
Na Agenda do LexFlow, a reunião individual pode ser criada como evento recorrente, com repetição semanal ou personalizada e data de término, e marcada como evento privado. Se a conversa for a distância, o evento pode levar uma sala do Google Meet ou do Microsoft Teams, e o lembrete 15 minutos antes ajuda a não deixar o horário passar.
Além disso, em eventos que se repetem, cada data ganha uma ata própria, que aceita texto formatado e anexos. Assim, o histórico das conversas fica organizado por data, e o encontro seguinte pode começar relendo os combinados do anterior.
Quando um combinado exige ação, ele pode virar tarefa no Workspace, com responsável, data de entrega e prioridade, num quadro privado. Dessa forma, ela passa a constar no modo “Minhas tarefas” do Workspace do responsável e entra na agenda automática “Minhas tarefas pendentes”. Com isso, o combinado sai da conversa e entra na rotina da semana.
Perguntas frequentes
Quem deve marcar a reunião individual?
O gestor, porque é ele quem garante o espaço na agenda. Ainda assim, a pessoa liderada pode pedir encontros extras sempre que precisar.
Sócio de escritório pequeno precisa fazer one-on-one?
Sim, e costuma ser mais fácil, já que, com poucas pessoas, um encontro quinzenal de meia hora com cada uma cabe na semana. A proximidade dá a sensação de que a conversa já acontece, mas o dia a dia raramente abre espaço para falar de carreira ou de incômodos.
A one-on-one substitui a avaliação de desempenho?
Não: ela alimenta a avaliação com fatos e combinados ao longo do período, o que evita surpresas, mas a avaliação continua tendo critérios e momento próprios.
O que fazer se a pessoa não traz nenhum tema?
Use perguntas abertas sobre carga, aprendizado e obstáculos. Se o silêncio se repetir, pergunte diretamente se o formato está ajudando e o que poderia mudar. Às vezes a pessoa ainda não confia que o espaço é dela.
Conclusão
A reunião one-on-one no escritório é um investimento pequeno de tempo com retorno grande para a gestão: problemas aparecem antes, a equipe se sente ouvida e o gestor conhece de fato quem lidera. Portanto, defina a frequência, deixe a pauta com quem é liderado, faça boas perguntas, registre só o necessário e nunca transforme o encontro em cobrança de tarefa.
Para usar essas conversas também como fonte de melhoria do trabalho, veja o texto sobre produtividade no escritório de advocacia.
