Monitoramento de distribuição de processos: novas ações

Na maioria das empresas, o jurídico só fica sabendo de uma nova ação quando a citação chega. Às vezes ela chega a uma filial, a uma pessoa que não sabe o que fazer com aquele papel ou a uma caixa eletrônica que ninguém consulta. O monitoramento de distribuição de processos inverte essa ordem: a empresa descobre a ação quando ela é registrada no tribunal, em geral antes da citação.

Esse tempo extra vale muito. Ele permite, por exemplo, reunir documentos com calma, escolher quem vai defender, avaliar um acordo, informar a diretoria e, nos casos com pedido urgente, se preparar antes de uma decisão. Sem método, porém, o alerta vira só mais um e-mail na caixa de entrada.

Neste artigo você vai ver o que é a distribuição de um processo, por que vale monitorar, como o monitoramento funciona, um cuidado importante antes de se manifestar nos autos e um fluxo para transformar cada alerta em processo cadastrado e acompanhado.

O que é distribuição

Distribuição é o registro da ação no tribunal e a definição do juízo, geralmente uma vara, que vai processá-la. A partir desse momento o processo tem número e, em regra, dados básicos como classe, assunto e nomes das partes e dos advogados ficam disponíveis para consulta pública. Processos em segredo de justiça, porém, são a exceção mais comum.

A citação vem depois: é o ato que convoca o réu para integrar o processo e a partir do qual, conforme o rito, se organiza a defesa, com a audiência inicial ou com o prazo para contestar. Entre a distribuição e a citação pode haver dias ou semanas, e é nesse intervalo que o monitoramento faz diferença.

Por que saber antes da citação

Preparar a defesa sem correria. Afinal, documentos, testemunhas, informações da área de negócio e escolha do escritório levam tempo.
Reagir a pedidos urgentes. Pedidos de tutela de urgência podem ser decididos antes de a empresa ser citada. Assim, saber cedo permite ao advogado avaliar o caso e decidir se e como agir.
Avaliar acordo cedo. Algumas disputas se resolvem melhor antes de a defesa ser apresentada.
Informar a diretoria e provisionar. Dessa forma, a ação entra no radar financeiro desde o início. Veja como classificar o risco em provisionamento jurídico.
Enxergar padrões. Várias ações sobre o mesmo tema, em pouco tempo, geralmente indicam um problema operacional que o jurídico pode ajudar a corrigir.
Evitar citações perdidas. Ainda que a citação se extravie, a empresa ao menos sabe que a ação existe.

Como funciona o monitoramento de distribuição de processos

Em geral, a empresa ou o escritório contrata um fornecedor especializado que pesquisa as novas distribuições nos tribunais pelo nome e pelo CNPJ das empresas monitoradas e entrega os resultados periodicamente.

Para configurar bem o serviço, defina:

Quem monitorar. Todas as empresas do grupo, filiais e nomes pelos quais a empresa é conhecida, por exemplo, razões sociais antigas.
Onde monitorar. Os tribunais e as justiças relevantes para o negócio: estadual, federal, do trabalho.
Quem recebe. Um ponto único de entrada, e não o e-mail de várias pessoas.

Além disso, conheça os limites:

a cobertura varia conforme o tribunal e o fornecedor;
na Justiça do Trabalho, a consulta pública não permite busca pelo nome da parte, mas só pelo número do processo e pelos dados do advogado;
processos em segredo de justiça não aparecem;
nomes grafados de forma diferente podem escapar, e homônimos podem gerar falsos alertas;
há um intervalo entre a distribuição e o momento em que o dado fica disponível.

Portanto, pergunte ao fornecedor como ele lida com cada um desses pontos antes de contratar.

Um cuidado antes de se manifestar nos autos

Saber da ação antes da citação não significa que a empresa deva entrar no processo imediatamente. Isso porque, se ela se manifestar nos autos antes de ser citada, isso pode ser entendido como comparecimento espontâneo, que supre a citação e faz o prazo de defesa começar a correr a partir dali. Por isso, qualquer manifestação antecipada é uma decisão do advogado responsável, tomada caso a caso.

Como tratar o alerta: fluxo em sete passos

Registrar. O alerta entra numa fila única, com data de recebimento.
Confirmar a identidade. É mesmo a empresa? Confira CNPJ, endereço e partes. Descarte homônimos com registro do motivo.
Ler o que for público. Pedidos, valor da causa, existência de pedido urgente.
Classificar. Área, tema, valor, urgência e uma primeira impressão de risco.
Cadastrar o processo com os dados disponíveis, marcado como pré-cadastro até a citação.
Designar responsável e avisar a área envolvida. Defina quem acompanha internamente e, se for o caso, qual escritório vai atuar. A escolha e o acompanhamento de parceiros estão em gestão de escritórios terceirizados.
Acompanhar até a citação. Assim que ela chegar, ative o cadastro, conte o prazo, confira e lance na agenda.

Checklist de triagem do alerta

A empresa é ré ou autora?
Há pedido de tutela de urgência?
Qual o valor da causa e quais os pedidos principais?
Qual área interna está envolvida?
Existem outros processos sobre o mesmo tema?
Que documentos precisam ser reunidos ou preservados?
É preciso registrar uma provisão inicial?
Quem vai defender e até quando essa decisão precisa sair?

Primeiras providências por tipo de ação

Tipo de ação	Primeiras providências
Trabalhista	Pedir ao RH a documentação do contrato e o histórico do empregado
Consumidor	Levantar histórico de atendimento, contrato e protocolos do cliente
Cobrança ou execução	Conferir o débito com o financeiro e avaliar acordo
Ação com pedido urgente	Priorizar a leitura e definir o advogado no mesmo dia
Tributária ou regulatória	Envolver a área fiscal ou regulatória e localizar processos administrativos anteriores

Para encaixar esse fluxo na gestão do contencioso como um todo, veja gestão do contencioso na empresa.

Exemplo comentado: uma ação com pedido urgente

Imagine que um cliente da empresa ajuíza uma ação pedindo, em caráter urgente, o restabelecimento de um serviço. O cenário é hipotético, mas comum.

Sem monitoramento. O jurídico só descobre a ação quando a citação chega, às vezes junto com a intimação de uma decisão já tomada. A equipe precisa cumprir a ordem, entender o caso e preparar a defesa ao mesmo tempo.
Com monitoramento. O alerta, por outro lado, chega pouco depois da distribuição. No mesmo dia, a triagem identifica o pedido urgente, a área de atendimento explica o que aconteceu e o advogado responsável decide, com informação em mãos, qual o melhor caminho. Assim, se a decisão vier, a empresa já sabe o que fazer.

O resultado do processo não depende do alerta, mas a qualidade da reação depende muito dele.

Indicadores do monitoramento

Alguns números simples mostram se o monitoramento está funcionando:

tempo entre a chegada do alerta e a triagem concluída;
proporção de ações conhecidas antes da citação;
alertas descartados por homônimo ou erro, que indicam a necessidade de ajustar os termos de pesquisa;
novas ações por tema e por área, que ajudam a enxergar causas recorrentes.

E os escritórios?

Escritórios que atendem empresas podem incluir o monitoramento no serviço prestado. Nesse caso, combine por escrito quem recebe os alertas, em quanto tempo o cliente é avisado e quem decide sobre a defesa. Afinal, a ação descoberta cedo só tem valor se a informação chegar rápido a quem decide.

Como o LexFlow organiza as novas ações

O LexFlow organiza e distribui o que o seu fornecedor de monitoramento entrega, para que cada alerta tenha dono, prazo e destino.

Distribuições. As novas ações que chegam do seu fornecedor contratado entram numa fila com status, responsável e marca de “lida”. O botão “Criar processo” gera o cadastro em pré-cadastro, sem redigitar tudo.
Processos. O processo passa de pré-cadastrado a ativo logo que a citação chega. O cadastro reúne partes com polo e advogado, valor da causa, provisão, risco e o escritório terceirizado responsável.
Automações. O gatilho “distribuição recebida” pode notificar a coordenação, enviar um e-mail ou criar uma tarefa a partir de um modelo com o checklist de triagem.
Workspace. A triagem vira tarefa com responsável, data de entrega e checklist.
Entidades. Além disso, com o grupo econômico cadastrado, a ficha da controladora mostra os processos de todas as empresas do grupo numa visão consolidada.

Perguntas frequentes

O monitoramento substitui o controle de citações?

Não. Ele antecipa a informação, mas é a partir da citação que a defesa se organiza formalmente, conforme o rito. Por isso, a empresa precisa manter a rotina de receber e tratar citações por todos os meios.

Toda ação nova aparece no monitoramento?

Não. Processos em segredo de justiça, tribunais fora da cobertura e nomes grafados de forma diferente podem escapar. Por isso o monitoramento é uma camada a mais, não a única.

A empresa deve se manifestar antes de ser citada?

Depende do caso. Isso porque a manifestação antecipada pode ser tratada como comparecimento espontâneo e fazer o prazo de defesa correr. De todo modo, a decisão é do advogado responsável.

Com que frequência tratar os alertas?

Todos os dias, como as publicações. Afinal, um alerta lido uma semana depois perde boa parte do valor.

Conclusão

O monitoramento de processos distribuídos dá à empresa o que ela mais precisa diante de uma nova ação: tempo. No entanto, para aproveitá-lo, tenha um ponto único de entrada, um fluxo de triagem, cadastro imediato em pré-cadastro e um responsável para cada caso.

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